מערכת ActionBase for Office Light

Size: px

Start display at page:

Download "מערכת ActionBase for Office Light"

Michael Pitts
6 years ago
Views:

1 מערכת ActionBase for Office Light אוקטובר 2011

2 הדור החדש - Office ActionBase for ידידותיות ופשטות השימוש בשילוב עם פונקציונאליות עשירה הם המפתחות להצלחת ActionBase for Office Light, המערכת המובילה כיום בשוק. המערכת משתלבת לחלוטין בסביבת העבודה הטבעית של המשתמש, סביבת ה,office כך שנתן להגדיר ולעקוב אחרי תהליכים, משימות, פעילויות והחלטות מתוך PDF,Excel,Word,Outlook ו- SharePoint. מערכת ActionBase for Office Light מאפשרת ליזום ולנהל במקום אחד את כל הפעולות הנובעות מתהליכים דינמיים המתרחשים בארגונים, ולייעל את שיתוף המידע בין כל הגורמים המעורבים בתהליך בארגון ומחוץ לו. המערכת מספקת למנהלים סטאטוס עדכני ושקיפות מלאה לתוך כל שלב בביצוע התהליכים הארגוניים, ולקבל החלטות בזמן אמת כאשר נדרשת התערבות אנושית במהלך העבודה. למערכת יכולות אשר עוזרות לייעל את העבודה האישית, בדרך בה אנשים עובדים יחד, הופכת תהליכים ופגישות עסקיות ליעילים יותר ומשפרת את איכות התובנות העסקיות לאורך ורוחב הארגון. ריכוז פונקציונליות ייחודית מערכת ActionBase for Office Light עבודה מלאה מתוך סביבת ה- Office המערכת מותקנת כתיקייה בתוך ה- Outlook ובכך מאפשרת להחיל עליה את כל הפונקציונאליות של הoutlook )מיון, קיבוץ( יצירת משימות בתוך מסמכי Excel,Word ו- PDF והמשך ניהולן בתוך ה- Outlook יכולת הוספת משימות על-גבי מסמכי Word קיימים, כולל מסמכים שהגיעו ממקור חיצוני. תצוגת סטאטוס עדכני על גבי מסמך ה- Word, כולל תצוגה גראפית. גמישות/תמיכה מלאה בצרכי הארגון הדינמיים ליצירת אינספור תבניות למשימות כדי לתמוך בתהליכים השונים המנוהלים בארגון. התבניות יכללו שדות הייחודיים לתבנית )טופס קליטת עובד, משימות ביקורת, טופס תלונות ציבור, משימות ועדות שונות ועוד(. הלקוח יכול לייצר את התבניות באופן עצמאי בתוך המערכת ואחכ לחתוך דוחות לפי השדות הייחודיים. הגדרת תבניות מסמכים WORD -יות עם מבנה המוגדר של משימות כברירת מחדל, למעקב אחרי סיכומי דיון ותהליכים ייעודיים )יצירת מסמכי אב טמפלייטס ) הזנה טבלאית נוחה של המשימות במסמכי Word הפיכת הטבלה באופן אוטומטי למשימות במערכת. דיון מתגלגל מאפשר העברת משימות פתוחות מדיון קודם לדיון חדש באופן אוטומטי לצורך מעקב שוטף.

3 קישוריות ActionBase ל SAP PORTAL / SharePoint מאפשרת: 1. יכולת לפתוח מסמכים מתוך פורטל ארגוני והוספת משימות על גביהם. 2. עבודה בשיתוף מחלקות שונות בארגון, יצירת משימות ומעקב אחר ביצוען בממשק מאוחד, יצירת פורטל אישי לניהול ויצירת דוחות ארגוניים התממשקות למערכות אבטחת מידע ויכולת מידור מערכתית התממשקות למערכות אבטחת מידע ארגוניות לקבלת הרשאות למשימות. אפשרות לשלוח משימות רק למי שמורשה לראות משימות מסוג מסויים, לפי רמת סיווג בטחוני או רמת סיווג אחרת כלשהי. העברת משימות מעובד לעובד יכולת העברת כל המשימות מעובד שעזב או שנעדר באופן זמני )מילואים, מחלה, חופשת לידה( לעובד אחר בארגון בלחיצת כפתור אחת. במקרה של היעדרות זמנית, עם חזרתו של העובד, ניתן להעביר אליו חזרה את כל המשימות, עם הסטאטוס העדכני שלהן. אפשרות עבודה כנציג המערכת מאפשרת למנהל מתן הרשאה לאנשים אחרים שיעבדו כנציגים שלו )עוזר/ת; מזכיר/ה( בתוך המערכת. המערכת נותנת חיווי לכך שהעבודה נעשית בשם הנציג, על-מנת לידע את כל הקשורים במשימה. עבודה עם גורמים מחוץ לארגון )ספקים, קבלנים, חברות בנות, יועצים( וניהול משימות הניתנות להם, כך שתגובותיהם ישולבו באופן אוטומטי חזרה במערכת, ללא צורך בשום התקנה מקומית אצל הגורם החיצוני המקבל את המשימה. גרירת מייל לתוך ActionBase והפיכה אוטומטית שלו למשימה )כולל מסמכים מצורפים( דוחות היררכים/ עץ מבנה ארגוני דינמי-אפשרות הזנה והתממשקות אוטומטית לDirectory Active או להזנה ידנית/טבלאית לצורך של רשימת עובדי הארגון וההיררכיה הארגונית ( מסמך מפורט בהמשך( אוטומציה וניהול פניות נכנסות - ניתן להתניע משימות המתקבלות באופן אוטומטי מתוך מערכת צד ג' כגון אתר האינטרנט הארגוני או מערכת שו"ב אחרת. מימשק web לטובת משתמשים שאין להם Outlook או שאינם רוצים להתקין את המערכת על גבי התחנה. ריבוי ממשקים : ניתן לתפעל את המערכת ממספר ממשקים בו זמנית לפי בחירת העובד/הארגון עבודה מתוך ה Outlook עבודה מתוך ממשק WEB עצמאי, עבודה מתוך הפורטל ארגוני.

התממשקות למערכת היררכית/עץ ארגוני אחד מכלי הניהול החזקים של מערכת ActionBase היא היכולת לאפשר למנהל לראות את המשימות של הכפופים לו על-מנת לבחון עומסים ולראות התקדמות בעבודה ברמה הארגונית.

4 התממשקות למערכת היררכית/עץ ארגוני אחד מכלי הניהול החזקים של מערכת ActionBase היא היכולת לאפשר למנהל לראות את המשימות של הכפופים לו על-מנת לבחון עומסים ולראות התקדמות בעבודה ברמה הארגונית. ActionBase יודעת להתממשק עם מקורות שונים של היררכיה ארגונית: Active Directory.1 2. הזנה/יבוא עץ היררכי מטבלה חיצונית/קובץ אקסל המתוחזק באופן ידני ע"י הארגון. באופן זה יכול מנהל להריץ את כל דוחות ActionBase )משימות פתוחות, סגורות, באיחור, משימות לפי פרוייקטים, לפי נושאים, מדיוניםפ מסויימים ועוד( על כל הכפופים לו. כך הוא יכול לראות את משימות העובדים הכפופים לו ישירות, רק משימות של עובד מסויים, או כל המשימות של כל הכפופים לו בעץ ההיררכי. הנתונים מוצגים במימשק ידידותי )ראו מסך למטה( המאפשר תצוגה גראפית כמו גם פירוט טבלאי של כל המשימות עם יכולת drill down אל תוך המשימה על-מנת לקרוא את כל נתוניה ולהוסיף הערות.

ActionBase for Outlook בעבודתנו, אנו מעורבים באינספור אינטרקציות, משימות ופרויקטים עם עמיתים ומנהלים. בדרך כלל אנו עובדים עם אימייל על מנת לתקשר, להעביר אינפורמציה ולבצע מעקב אחר ביצוע משימות.

העבודה עם ActionBase for Office Light מאפשרת להפוך כל תהליך שכזה לשורת עדכון אחת בתוך ספריית הoutlook.

5 ActionBase for Outlook בעבודתנו, אנו מעורבים באינספור אינטרקציות, משימות ופרויקטים עם עמיתים ומנהלים. בדרך כלל אנו עובדים עם אימייל על מנת לתקשר, להעביר אינפורמציה ולבצע מעקב אחר ביצוע משימות. כפי שבוודאי כבר הבנתם, אימייל הוא לא הפתרון למעקב אחר ביצוע משימות ותהליכים הכוללים קבצים מצורפים, דוחות התקדמות, אבני דרך ואינספור סבבי תקשורת בין אנשים. העבודה עם ActionBase for Office Light מאפשרת להפוך כל תהליך שכזה לשורת עדכון אחת בתוך ספריית הoutlook. כל הקבצים המצורפים, כל התגובות מכל המכותבים, ההערות האישיות שלך כולם מופיעים כעת בשורה אחת דומה לאימייל. ניתן לראות כמה זמן נמשך התהליך, הסטטוס שלו, המכותבים ואף לראות את כל תתי-התהליכים שנוצרו בעקבות התהליך המרכזי. ActionBase פותרת את הקושי הגדול במעקב אחרי משימות מערכת ActionBase for Office Light מותקנת ופועלת מתוך סביבת ה- Outlook, שם אנחנו מבלים רבות משעות העבודה שלנו. התכתבויות רגילות מתנהלות בתוך תיקיות הדואר הרגילות של המשתמש, וברגע שאנחנו מתחילים לעבודה על משימות שיש לעקוב אחריהן, משימות הדורשות מעורבות של מספר אנשים ושיש להן לו"ז מוגדר, אנחנו עוברים לתיקיית.ActionBox תיקיית ActionBox מותקנת באופן אוטומטי ברגע שמותקנת המערכת. מעבר לתיקייה מציג לנו את המתפריט הראשי של המערכת. תפריט ראשי של מערכת ActionBase

הודות לשילוב המערכת בתוך ה- Outlook אנחנו נהנים מפונקציונאליות המגיעה מה- Outlook : מיון העמודות, קיבוץ הנתונים לפי שדה, הוספת שדות נוספים לתצוגה הראשית, קבלת preview של המשימה ברגע שאנחו עומדים

6 הודות לשילוב המערכת בתוך ה- Outlook אנחנו נהנים מפונקציונאליות המגיעה מה- Outlook : מיון העמודות, קיבוץ הנתונים לפי שדה, הוספת שדות נוספים לתצוגה הראשית, קבלת preview של המשימה ברגע שאנחו עומדים עלייה והחשוב מכל גרירת אימייל רגיל מתוך תיקיית ה- Inbox לתוך תיקיית ActionBox תהפוך את המייל באופן אוטומטי למשימה. התוכן, כותרת המייל והקבצים המצורפים יועתקו באופן אוטומטי למשימה. כל שנותר לנו לעשות הוא להגדיר אחראי למשימה ולו"ז כדי שנוכל לעקוב אחר המשימה עם שאר המשימות שלנו בActionBase. למערכת סרגל כלים ייחודי וידידותי, המופיע עם לחיצה על תיקיית ActionBox סרגל הכלים מספק גישה למספר פקודות נפוצות ואפשרויות פשוטות. ניתן לבצע חלק גדול מהפעולות הללו מבלי לפתוח את הפריט הרלוונטי. סרגל הכלים משמש גם ליצירת משימה חדשים, להחל מסננים, ליצור וליזום חיפושים וכמו כן להפיק דוחות שונים. משימות במערכת ActionBase for Office Light ניתן להגדיר משימות ולעקוב אחר מסלול חייהן עד לסיומן. אין יותר משימות הנשכחות או נופלות בין הכסאות. ניתן להגדיר משימות לאנשים בתוך הארגון ומחוצה לו, לצרף למשימה קבצים וליצור מתוך המשימה הראשית משימות משנה. חלון הזנת המשימה מאד מזכיר חלון הזנת אימייל על-מנת ליצור סביבת עבודה מוכרת ואינטואיטיבית. לחיצה על כפתור ה "אל" תוביל אותנו ישירות לרשימת הכתובות הארגונית List( )Global Address ובחירה מתוך הרשימה תגדיר את האחראי/ם על ביצוע המשימה. חלון הזמנת משימה

7 ניתן להגדיר תזכורות ליוצר המשימה ולמבצעיה, תזכורות שיקפצו יחד עם כל שאר התזכורות של ה-.Outlook שלא כמו מייל רגיל, שם כל מייל יוצר שורה חדשה בתוך תיךב הדואר, משימה בActionBase לאורך כל חייה תישאר שורה אחת. כאשר תדעדכן המשימה היא תהפוך לbold, כאשר יעבור תאריך הביצוע שלה היא תהפוך צבעה משחור לאדום. אבל תמיד תישאר כשורה אחת בתוך ActionBox על- מנת לאפשר לנו למצוא בקלות את כל האינפורמציה הקשורה למשימה )העדכונים, המסמכים המצורפים ומשימות המשנה( במקום מרוכז אחד. סטאטוסים של משימה במערכת מתעדכנים באופן אוטומטי בהתאם לתגובות שהמשתמשים מספקים: חדש משימה היא חדשה כאשר היא מתפרסמת לראשונה. משתתפים יכולים לשאול שאלות הבהרה, להוסיף קבצים ולעדכן. בתהליך ברגע שאתה מתחיל לעבוד על משימה ומסמן באמצעות כפתור "התחל" סטאטוס המשימה הופך ל"בתהליך". במידה ושלחת את המשימה למספר נמנעים, הסטאטוס יתחלף ל"בטיפול" ברגע שלפחות אדם אחד החל לעבוד על המשימה. הושלם לאחר שהמשימה הושלמה וכפתור הושלם נלחץ, הסטאטוס ישתנה )במידה ומספר אנשים מכותבים על המשימה, הסטטוס ישתנה רק כאשר כל המכותבים סיימו את חלקם ולחצו אל השלמת המשימה(. ממתין לאישור ברגע שהמכותבים סיימו את חלקם במשימה, המשימה תופיע לך בתיקיית ה ActionBox עם עדכון הסטאטוס. משמעות הדבר כי התהליך הגיע לשלב בו הוא ממתין לאישורך, כי הוא בוצע בהתאם לדרישות. בזמן מעבר על התהליך תוכל לפתוח המשימה מחדש או להשלימה. ניתן לנטרל תכונה זו ולאפשר השלמה ישירה של המשימה ללא השלב זה. נדחה הסימון של דחייה יופיע, ובמידה ואתה מעוניין לאשר, תתבקש לעדכן למי לשלוח את המשימה הוקפא תהליך קפוא הוא תהליך שהושהה עד להודעה חדשה. הוא נחשב בלתי פעיל, אבל לא מבוטל או סגור. בשלב מסוים, עשוי היוזם להחליט לפתוח מחדש את התהליך ולהמשיך אותו. בוטל תהליך אשר בוטל ואינו ממשיך יותר.

באמצעות מסמכי ActionDoc תוכלו לוודא שכל מה שעולה על הכתב גם יתממש.

8 מסמך ActionDoc מסמכי ActionDoc מאפשרים להגדיר משימות בתוך מסמכים. המשימות האלו הן לא רק טקסט, אלא משימות חיות ודינמיות, שנשלחות באופן אוטומטי לאנשים הרלוונטים. באמצעות מסמכי ActionDoc תוכלו לוודא שכל מה שעולה על הכתב גם יתממש. מסמכי ActionDoc מעניקים לכם את היכולת להגדיר ולבצע מעקב אחרי כל תהליך, משימה או פעולה, מתוך כל מסמך Word מסמכי ActionDoc הם דרך נהדרת לנהל כל מסמך שמתאר תהליך, נוהל או רשימת מטלות, שמכיל משימות למעקב. סיכום פגישות תוכניות עבודה מפגשים עם לקוחות מסמכי ביקורת עם מסקנות והמלצות שיטות עבודה מומלצות למערכת ActionBase for Office Light סרגל כלים המופיע בתוך ה- Word

הזנת סיכום דיון טבלאי המערכת מאפשרת פורמטים רבים של הזנת משימות בסיכום הדיון ואחד החידושים החשבוים הוא סיכום דיון טבלאי.

9 ניתן לשמור את מסמך ה- ActionDoc בכונן רשת, או לשלוח אותו כקובץ מצורף, לקבל האחרים הערות, הגהה, או אפילו לאפשר למשתמשי להוסיף משימות משלהם למסמך. ActionBase for Office Light כתיבת מסמכים והגדרת תהליכים ב- Word. הזנת סיכום דיון טבלאי המערכת מאפשרת פורמטים רבים של הזנת משימות בסיכום הדיון ואחד החידושים החשבוים הוא סיכום דיון טבלאי. המשימות מוזנות בטבלה ובלחיצת כפתור מועברות למערכת להמשך מעקב יש לפתוח את אופציית הטבלה באמצעות לחיצה על כפתור "הוסף טבלת משימות" אוטומטית נפתחת טבלה, אשר בה ממלאים את הנתונים. טבלה זו ניתנת לשיוני לפי צרכי הלקוח

בשדה ה"אל" יש לרשום את השם כפי שמופיע בספר הכתובות הארגוני )לדוגמא בשפה האנגלית(.

שדה תאריך המערכת תומכת בפורמטים שונים של שדה תאריך ולכן ניתן למלא שדה זה בכל אופן הנוח

והמערכת מסבה את נתוני הטבלה למשימות במערכת.

10 בשדה ה"אל" יש לרשום את השם כפי שמופיע בספר הכתובות הארגוני )לדוגמא בשפה האנגלית(. אין צורך לרשום את השם כולו, המערכת תדע להשלים את השם. שדה תאריך המערכת תומכת בפורמטים שונים של שדה תאריך ולכן ניתן למלא שדה זה בכל אופן הנוח למשתמש לאמר שמילאנו את הטבלה כל שעלינו לעשות הוא ללחוץ על כפתור "הסבה טבלאות לפרטים" והמערכת מסבה את נתוני הטבלה למשימות במערכת. שיכפול דיון ישן מתבססים על סיכום דיון ישן- שיכפול הסיכום. כל המידע שהיה בסיכום המקורי כולל ההחלטות והמשימות מועתק לסיכום דיון חדש, ועל המשתמש נותר רק לעשות שינויים קלים בסיכום.

גלגול משימות מדיון לדיון עבודה על דיון המשכי רבים מהדיונים שאנו מנהלים הינם דיונים החוזרים פעם בתקופת זמן מסויימת והמשימות הניתנות בהם אינן רלוונטיות אך ורק לדיון הספציפי אלא אנו באים חוזרים

הגלגול לא ייצור משימה חדשה נוספת אלא יקשר בין המשימה הקיימת לדיון החדש על מנת שלא תיווצר כפילות.

11 גלגול משימות מדיון לדיון עבודה על דיון המשכי רבים מהדיונים שאנו מנהלים הינם דיונים החוזרים פעם בתקופת זמן מסויימת והמשימות הניתנות בהם אינן רלוונטיות אך ורק לדיון הספציפי אלא אנו באים חוזרים ומתעדכנים אודותיהן גם בדיונים עתידיים. מערכת ActionBase מאפשרת לקחת סיכום דיון שכזה ו"לגלגל את המשימות שלו קדימה". כלומר, להעתיק את כל המשימות שנותרו פתוחות מסיכום הדיון הישן לסיכום הדיון החדש. הגלגול לא ייצור משימה חדשה נוספת אלא יקשר בין המשימה הקיימת לדיון החדש על מנת שלא תיווצר כפילות. דיון חדש ייפתח עם המשימות הפתוחות בראש הדיון בצורה טבלאית עד לרגע שבו הוא מפורסם, מסמך ActionDoc במצב טיוטה. אפשר להעביר אותו מספק אפשרויות ממקום למקום ולערוך אותו. באופן זה, ActionBase for Office Light שיתוף פעלה רבות מאי-פעם בעבר. כשהמסמך מתפרסם, באופן אוטומטי המסמך נשלח לרשימת התפוצה שלו והמשימות נשלחות למבצעים לתוך תיבות ActionBox שלהם, משם יוכלו להמשיך ולהתעדכן על המשימות. ניתן גם לקבל סטאטוס עדכני על המשימות מתוך מסמך ה- Word עצמו. סוקר התהליכים הגרפי החדש של ActionBase for Office Light שמאפשר לכם לבחון באופן ויזואלי את התהליך באופן מלא. הוא כלי חדשני

קל לראות את ההתקדמות של פרוייקט, לזהות נקודות בעייתיות שמעכבות את התהליך, ולהתערב במידת הצורך על ידי פתיחת פריט בעייתי והזנת הערה, תוך כמה קליקים בודדים של העכבר.

12 תצוגה גרפית של תהליך ב- Light ActionBase for Office מציגה מבט דמוי-תרשים זרימה של הפריט הפעיל. החל מהפריט הנוכחי, התצוגה הגרפית מראה את כל פריטי המשנה שלו, וכן את פריטי האב שמובילים אליו, כאשר הסטטוס של כל פריט מיוצג על ידי צבע. קל לראות את ההתקדמות של פרוייקט, לזהות נקודות בעייתיות שמעכבות את התהליך, ולהתערב במידת הצורך על ידי פתיחת פריט בעייתי והזנת הערה, תוך כמה קליקים בודדים של העכבר. ניתן גם לקבל תצוגת עץ גראפית של סטאטוס המסמך הקשה על הנושא תוביל לחלון המשימה בתוך המערכת, על-מנת לקלב את כל נתוני המשימה. סוגי ActionType תהליכים בארגון מורכבים לרוב מדיונים, מסמכים ומשימות, ועל-מנת לקשור בינהם יצרנו את הActionTypes. באמצעות סוגי ActionType ניתן להשתמש באופן הטוב ביותר ביכולות של ActionBase לצרכים הייחודיים לארגון. משתמש מפתח יכול ליצור "סוגים" )תבניות( של משימות, להגדיר שדות יוצר ושדות תגובה, כמו כן לתת הרשאות למשתמשים הרלוונטיים. בעת יצירת משימה ניתן לבחור את הסוג הרלוונטי

כאשר השדות יכולים להיות מסוגים שונים: ניתן ליצור תבניות עבור משימות ועבור מסמכים.

13 לשדות שמוסיפים ל"סוג" המשימה יש חשיבות רבה שכן ניתן אחכ לחתוך על-פיהם דו"חות ולקבל את הנתונים לפי הפרמטרים החשובים לכל מנהל בארגון השדות שהוספנו לתבנית יופיעו בחלון המשימה ניתן לייצר אינספור סוגים על-מנת לתמוך בתהליכים שונים בארגון, כאשר השדות יכולים להיות מסוגים שונים: ניתן ליצור תבניות עבור משימות ועבור מסמכים. התבניות יכולות להיות בעלות ברירות מחדל, לדוגמא: משימה מסוג "קליטת עובד חדש" תמיד תופנה למנהל כח אדם בחברה, תמיד יצורף אליה מסמך פרטי עובד, תמיד תאריך הסיום

14 שלה יוגדר כשבוע מיום פתיחת המשימה ותמיד לא ניתן יהיה לסגור את המשימה באופן אוטומטי במערכת אלא רק לאחר אישור המחלקה הקולטת את העובד החדש. באופן דומה ניתן להגדיר תבניות מסמכים להתנעת תהליכים שחוזרים על עצמם בארגון. לדוגמא: "מסמך קבלת הזמנה מלקוח" יכלול באופן קבוע משימה למנהל פרוייקט עם פרטי ההזמנה; משימה להנה"ח לשלוח מסמכי ספק ללקוח; משימה לאיש המכירות לעשות follow up על התקדמות הפרוייקט ועוד. באמצעות שימוש בסוגי,ActionType קל יותר להבין את התהליך ומה נדרש לבצע. חיפוש ודוחות ב ActionBase for Office Light מה שהופך את מערכת ActionBase ממערכת למעקב אחר משימות לכלי אסטרטגי-ניהולי בארגונים הן יכולות החיפוש והדיווח של המערכת. בלחיצת כפתור יכול כל משתמש במערכת לקבל סטאטוס עדכני של התהליכים והמשימות המתנהלים בחברה בחתכים המעניינים אותו. למערכת מחולל דו"חות מאד פשוט וידידותי המאפשר הגדרת חיפושים מראש והצגת הפריטים אחכ בטבלה או במסמך.Excel באמצעות הפקת דו"חות וחיפושים ניתן לקבל מבט על התמונה הכוללת, לנתח סטטיסטית את הפעילות, לאתר תהליכים שמתעכבים ולקדמם, ולצבור תובנות חשובות על אופן התנהלות הארגון.

15 ניתן להשתמש בתוכנת Excel כדי ליצור דו"חות מתוחכמים עם ניתוח ביצועים. כל שצריך לעשות הוא ראשית להגדיר דו"ח במערכת ואחכ לייצא אותו ל.Excel גליון ה- Excel החדש מכיל את כל המידע שנשלף על ידי ActionBase ומאפשר המשך ניתוח ועיבוד הנתונים. גליון הExcel המופק הוא גליון חכם לחיצה על שורת הנושא תוביל אותנו לדף המשימה במתוך ActionBase על-מנת לקבל את מלוא הפרטים הדרושים. ActionBase for Office Light במערכת Light User משתמש Light User הינם משתמשי הארגון היכולים להשפיע על משימות )ותת משימות( אך לא ליצור משימות חדשות ולנהל את מעקב המשימות באמצעות המערכת. משתמש Light User יכול לבצע את הפעולות הבאות: - עדכון משימה :)Respond( עדכון סטטוס כולל עידכון מילולי של המשימה דחייה :)Reject( החזרת המשימה לנמען. סגירת משימה :)Complete( דיווח על השלמת תת משימה/משימה ובמידה וזוהי תת משימה אחרונה תושלם המשימה כולה. צירוף מסמכים למשימה אופן התקשורת עם משתמשים אלו נעשה בפשטות דרך מנגנון הדוא"ל. משתמש Light User שיקבל משימה, יקבל דואר אלקטרוני ממשתמש מערכת ובה אפשרות לראות את ההיסטוריה של המשימה ויכולת לתת תשובה של עידכון/דחיה/סגירת משימה כפי שמופיע במסך הדוגמא שלהלן:

16 כל המידע שנשלח למייל יכנס וירשם במערכת AB במשימה הרלוונטית כולל במידה וצורפו קבצים. טכנית, משתמשי Light User מחוברים למערכת דרך מנגנון.Process Bridge לדוגמא: כיום, ניהול מטלות משותפות של ActionBase וטופ-סולושנס מתבצע דרך מנגנון שבו אנשי מכירות/הטמעה של טופ סולושנס הם Light User במערכת של.ActionBase

17 טעינת משימות למערכת AB באמצעות קובץ אקסל המודול מאפשר יבוא משימות מתוך קובץ אקסל אל מערכת הActionBase והמשך מעקב אחרי המשימות בתוך ה- Outlook. כל רשומה נבחרת תהפוך למשימה במערכת ותיווצר בנוסף גם ישות המרכזת את כל המשימות תחתיה, כדי לאפשר קבלת תמונה עדכנית על כל המשימות, בדומה ליצירת סיכום דיון. את עדכון הסטאטוס ניתן לראות אחכ רק במערכת Actionbase אין עדכון נתונים על גבי מסמך האקסל. תיאור פונקציונאלי 1. המודול מאפשר בחירת קובץ XLS ייעודי וציון שם הגיליון בו נמצאים הנתונים )תהליך יבוא המשימות יבוצע מול גיליון ייעודי(. 2. המודול מייצר קובץ Log במבנה XML שמציין כל רשומה מוצלחת ומכריז על כל שגיאה ביבוא. 3. יש להגדיר קובץ קונפיגורציה מתאים לכל אחד מסוגי המשימות שקיימים במערכת 4. ניתן יהיה לשמור את מיפוי השדות, המיפוי ישמר בקובץ במבנה XML ויהיה ניתן לשימוש חוזר במקרה של קובץ דומה. 5. מבנה הגיליון הוא רשומות שטוחות של המשימות ועל הנתונים להיות גולמיים בגיליון עצמו ללא חישובים תוך כדי ההרצה )כן ניתן לקחת תאים מחושבים( ללא נתונים קושרים )לינק ל Worksheet אחר או נתונים ממקור חיצוני(. 6. במידה ויש שימוש בפילטר עבור הנתונים יש להעתיק את התוצאות לגיליון נפרד שעליו יבוצע הייבוא. 7. המודול מייצר משימה לכל שורה מקובץ ה XLS ומעתיק את הנתונים לפי המיפוי כפי שהוא, ללא ביצוע חישובים או פעולות נוספות מלבד אלו שחושבו באקסל. 8. על הנתונים בקובץ הXLS להיות בטיפוס נתונים המתאים לאובייקט המשימה, כלומר תאריך לתאריך, מספר למספר, User Account ל User Account וכדומה. 9. המודול עובד במספר טרנזקציות כמספר המשימות, במידה ויהיו שגיאות ניתן יהיה לראות את סיבת השגיאה בקובץ ה- LOG )לדוגמא: 50 משימות יבוצעו בהרצה אחת, במידה ו- 3 יכשלו, יפתחו 47 משימות ב- ActionBase ויידרש טיפול לתיקון ה- 3 שנכשלו(. 10. את המודול יש להתקין על כל תחנה או להריץ ממיקום משותף ברשת.

המבנה הגאומטרי של מידה

המבנה הגאומטרי של מידה התוכנה מאפשרת לרשום מידות מסוגים שונים בסרטוט, במגוון סגנונות ובהתאם לתקנים המקובלים. רצוי לבצע מתן מידות בשכבה המיועדת לכך. לכל מידה יש תכונות של בלוק. תהליך מתן המידות מתחיל תמיד מקביעת סגנון המידות.